Особливості обліку для підприємців (ФОП) різних груп

Ведення діяльності в статусі ФОП-«спрощенця» накладає на підприємця мінімальні вимоги щодо бухгалтерського обліку, особливо у порівнянні з великими компаніями і фірмами, що знаходяться на загальній системі. Проте і для «єдиноподатників» ПКУ встановлює низку норм і правил, яких повинні дотримуватися всі ФОПи. І більшість з них визначаються групою, яку вибрав підприємець під час реєстрації чи вже в процесі роботи.

Ключові правила ведення обліку підприємцями-«спрощенцями»

Всі ФОП, що вибрали одну з груп єдиного податку, зобов’язані вірно організувати фіноблік. Загальні вимоги до ведення бухгалтерії ФОП на спрощеній системі – підприємець повинен:

1. Обліковувати всі фінансові операції – записувати доходи у довільній формі.
2. Розробляти та зберігати первинні документи (рахунки, акти, інвойси) протягом 3 років мінімум.
3. Вести кадровий облік, якщо має найманих працівників.
4. Своєчасно подавати в ДПС звіти про свої доходи, суми сплачених податків, а також виплати, проведені на користь інших фізосіб, перераховані збори за найманих працівників.
5. Встановити і використовувати, обліковувати РРО/ПРРО – потрібно 2-3 групам, але не всім. Не використовувати реєстратор можна під час ведення ФОП 3 групи за умови, що всі платежі надходять виключно на IBAN.

Для платників акцизного збору, ПДВ та інших видів податків передбачено додаткові вимоги щодо обліку – реєстрація НК і РК для ПДВ, наприклад, розрахунок та сплата акцизу тощо.

Вимоги до ФОП 1 групи єдиного податку

Перебуваючи на 1 групі, підприємець повинен фіксувати всі доходи з використанням будь-якого зручного способу (не обов’язково у стандартній книзі). Зберігаються первинні документи, оплата може проводитися готівкою чи на картку, підприємницький рахунок IBAN. РРО можна не застосовувати.

Звітність до ДПС на 1 групі подається кожен рік. На подання декларації є 60 днів з моменту закінчення року. Найманих працівників ФОП не може мати, тому податковий розрахунок за них не подає. Але якщо підприємець нараховує дохід іншому ФОПу, фізособі, він має подавати звіт з позначкою 157.

Правила ведення обліку ФОПами 2 і 3, 4 групи

На 2-3 групі облік ведеться аналогічно до 1 групи – враховуються всі доходи, в будь-якій формі, операції супроводжуються первинними документами (акти, касові ордери, рахунки та ін.). Але якщо ФОП приймає платежі на картку, готівкою, він повинен зареєструвати РРО/ПРРО та вести облік проведених через нього операцій.

Терміни й нюанси подання звітності:

• 2 група – як і ФОП 1 групи (щорічно до 1-2 березня подається форма).
• 3 група – веде облік доходів, звіти на стандартному бланку для 3 групи до ДПС подає щокварталу, термін обмежено 40 днями по закінченню кварталу.
• 4 група – не має права мати працівників, самостійно веде облік доходів і витрат. Звіт до ДПС подає до 20 лютого за весь минулий рік. Група специфічна, підходить виключно для сільгосптоваровиробників.
• ФОП 2-3 груп з найманими працівниками – ведуть кадровий облік (документація, виплати робітникам, сплата за них податків та ін.), відповідний звіт подають до 20 числа кожного місяця за попередній повний місяць.

На початку 2025 року було прийнято нові форми звітності для ФОП, де відображено не лише єдиний податок, але і військовий збір. Отже, звіти потрібно буде подавати в них, після оприлюднення нових форм.

Всі документи в межах ведення бухобліку потрібно зберігати протягом 3 років, а краще – більше, бо через мораторії під час ковіду й воєнного стану строки податкових перевірок можуть бути збільшені.